TÜZÜK – CONSTITUTION

AVUSTURALYA ATATÜRK KÜLTÜR MERKEZİ

TÜZÜĞÜ

Madde 1 – KURUMUN ADI

Derneğin adı “Australian Atatürk Cultural Centre Incorporated” olacaktır ve idare merkezi Sydney, Avusturalyadır.

Madde 2 – AMAÇLARI

  1. Türk dilini, kültürünü, tarihini ve geleneklerini öğretecek ve tanıtacak aktiviteler ve çalışmaları yapmak, sınıflarda ders vermek.
  2. Kemalist düşünceyi ve Atatürk’ün ilke ve devrimlerini tanıtarak öğretmek ve bu amaca uygun araştırmalar yaparak aktiviteler yapmak.
  3. Atatürkçü düşüncenin günümüzün koşullarına ve gelecekteki ihtiyaçlara uygulanabilmesi için Türk kültür, tarih ve geleneklerinin ışığı altında uygulanabilir her türlü araştırmayı yapmak.
  4. Derneğin amaçlarını uygulayabilmek için yönetim kurulunda alınan kararlar doğrultusunda merkezler ve enstitüler kurmak, seminerler, konferanslar, yarışmalar, tanıtımlar düzenlemek ve kitaplar, gazeteler ve makaleler yayınlamak.
  5. Derneğin amaçlarına uygun tasarrufları yaparak menkul ve gayrimenkul alıp satmak ve kiralamak.
  6. Avusturalya içinde ve dışında yararlı ve  gerekli olabilecek konularda ve projelerde diğer kurumlarla işbirliği ve dayanışma içinde çalışmak. (Yönetim Kurulu aktivitelerin içerik, ölçü, sınırlarına ve kullanılacak method ve  araçlara karar verecektir)
  7. Türk toplumu hakkında oluşmuş dünya görüşünü positif yönde geliştirmek ve yapıcı ve eğitici çalışmalar yaparak yanlış oluşmuş fikirleri değiştirmek.

Madde 3 – İLKELERİ

  1. Atatürk’ün ilke ve devrimleri, Türk toplumunun ulusal birlik ve egemenliği tartışmasız temel ilke olarak benimsenmiştir.
  2. Türk tarih ve kültürü başlangıçtan beri bir bütün olup ayrımcılığa konu olmamıştır.
  3. Politik ve ideolojik konuların dini kurallarla çözülmesi yasaklanmıştır.
  4. Dernek, eyalet ve federal hükümetin kanunları ve düzenlemeleri çerçevesinde halkın yararı için çalışacaktır.

Madde 4 – ÜYELİK

A. ÜYELİK KRİTERLERİ: Bir kişinin dernek üyeliğine hak kazanması için;

  1. 16 yaşında yada üzerinde olmalı
  2. Gerçek kişi olmalı
  3. Atatürkçü Düşünce Sistemini benimsemek ve uygulamak
  4. Bu maddeye uygun bir şekilde dernek üyeliğine aday gösterilmiş olmalı
  5. Derneğin Yönetim kurulu tarafından dernek üyeliği onaylanmalı

B. ÜYELİĞE ADAYLIK

  1. Üyelik başvurusu adayın imzası ile yazılı olarak derneğin sekreterine yapılarak 2 dernek üyesi tarafından önerilmelidir.
  2. Üyelik başvurusu yapıldıktan sonra makul bir süre içinde Yönetim Kurulu üyeliğin kabul yada reddine karar verecektir. Üyeliğin kabul edilmesi için en azından 5 Yönetim Kurulu üyesinin onayı gereklidir. Hiç bir zaman Yönetim Kurulu bir üyelik başvurusunun red edilme sebebini açıklamak zorunda değildir.
  3. Dernek Sekreteri, Yönetim Kurulu bir üyelik başvurusunu kabul kararı aldıktan  sonra en kısa zamanda adaya başvurunun kabulünü bildirerek 28 gün içinde üyelik ücreti olan 20 Avustralya Dolarını (yada Yönetim Kurulunun karar verdiği bir başka miktarı) ve Yönetim Kurulunun kararı ile belirlenen yıllık aidat ücretinin ödenmesini talep edecektir.
  4. Üyelik kayıtları dernek tarafından tutulacak ve her üyenin isminin kayıtlara geçirilmesi ile birlikte aday dernek üyeliğine hak kazanacaktır.

C. ÜYELİK ÜCRETİ

Üyelik ücreti (yıllık aidat) $20 Avustralya dolarıdır yada Yönetim Kurulunun belirleyeceği bir başka miktardır ve her yılın başında ödenmesi gerekmektedir.

D. ÜYELİĞİN SONA ERMESİ: Bir kişinin dernek üyeliğinin sona ermesi için;

  1. Ölmesi
  2. Üyelikten istifa etmesi
  3. Derneğe ödenmesi gereken ücretin yada yıllık aidatın ödenmemiş olması
  4. Dernek tarafından üyeliğinin iptal edilmiş olması gerekir.

E. ÜYELİK HAKLARININ DEVREDİLEMEMESİ

Bir kişinin dernek üyeliğinden dolayı elde ettiği hak, ayrıcalık yada görevler;

  1. Diğer bir kişiye devredilemez yada aktarılamaz ve
  2. Üyeliğin sona ermesi halinde ortadan kalkar.

F. ÜYELİKTEN İSTİFA

  1. Dernek üyesi bu kuralda belirtilenin dışında başka bir şekilde istifa edemez.
  2. Bütün üyelik ücretlerini ödemiş bir dernek üyesi üyelikten istifa etme isteğini  dernek sekreterine 1 aydan daha kısa olmayan bir süre veya Yönetim Kurulunun belirlediği bir süre içinde yazılı olarak verir ve bildirimde belirtilen sürenin geçmesi ile beraber üyeliğine son verilir.
  3. Yukarıdaki 2. Maddeye uygun biçimde istifa etmiş bir üyenin yada bir diğer biçimde istifa edilmiş üyelik için, Sekreter üye kayıt defterine üyeliğin son bulma tarihini kayıt eder.

G. ÜYELİKLERİN KAYIDI

  1. Dernek görevlisi üyelerin herbirinin isim ve adres bilgilerinin üyeliğe kabul olunma tarihleri ile beraber kayıt ve takibini yapar.
  2. Üyelik kayıtları dernek idaresinin yapıldığı belirli bir yerde saklanarak, uygun görülecek bir zamanda her hangi bir üyenin isteği üzerine ücretsiz olarak denetlemeye açılacaktır.

H. ÜYELERİN MADDİ YÜKÜMLÜLÜKLERİ

Bir dernek üyesinin derneğin borç ve maddi yükümlülüklerine ve kapatılması durumunda ödenecek gider ve masraflara ilişkin sorumluluğu, eğer henüz ödememişse Madde 4(c)’de belirtildiği gibi üyelik aidatını ödemesi ile sınırlıdır.

I. İÇ ANLAŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMLENMESİ:

Üyelerin kendi aralarındaki anlaşmazlıklar ve üyelerin dernek ile olan anlaşmazlıkları, Community Justice Centres 1983 kanunu uyarınca arabuluculuk yapılabilmesi için bir Community Justice Centre’a havale edilecektir.

J. ÜYELERE UYGULANACAK DİSİPLİN KURALLARI

  1. Eğer üyelerden biri Yönetim Kurulun da saptaması ile;
    i. Tüzük kurallarını ısrarla red ya da ihmal ediyorsa, ya da
    ii. Israrla ve isteyerek derneğin menfaatlerine sakıncalı davranışlarda bulunuyorsa; Yönetim Kurulu alacağı bir kararlaÜyenin üyeliğine son verebilir,
    iii. Üyenin üyeliğini bir süreliğine askıya alabilir.
  2. Eğer yönetim kurulunun 14 günden kısa ve 28 günden uzun olmamak kaydı ile yapacağı bir toplantıda 3. Şık uyarınca alacağı kararı teyit etmezse  1. Şıkka göre alınacak Yönetim Kurulu kararının bir geçerliliği olmayacaktır.
  3. Yönetim Kurulu’nun 1. Şıkka istinaden alacağı bir karar Sekreter tarafından en uygun zamanda yazılı olarak üyeye verilerek;
    1. Yönetim Kurulu kararının gerekçe ve sebeplerinin,
    2. Bildirimin üyeye verilmesinden 14 günden kısa ve 28 günden uzun olmamak kaydı ile üyenin Yönetim Kuruluna konuşma yapabileceğinin,
    3. Bu toplantının tarih, yer ve saatinin bildirilmesi
    4. Üyeye aşağıdakilerden birini yada her ikisini de yapabileceğinin bildirilmesi
      1. Toplantıya katılma ve konuşma
      2. Toplantı tarihinde yada öncesinde yönetim kuruluna karar hakkında yazılı bildirim yapılabileceği
  4. 3. Şıkta belirtildiği gibi yapılan Yönetim Kurulu toplantısında, yönetim kurulu;
    1. Üyeye konuşarak fikir beyan etme fırsatı verecek,
    2. Toplantı öncesinde üye tarafından sunulan yazılı beyanları dikkate alacak,
    3. Önerge ile alınan kararı ya teyit edecek yada iptal edecektir.
  5. Önergenin Yönetim Kurulu tarafından 4. Şık uyarınca onaylanması halinde Sekreter, onaylanma tarihinden itibaren 7 gün içinde üyeye yazılı olarak durumu ve üyenin 11.madde uyarınca itiraz hakkının olduğunu bildirecektir.
  6. 4. Şık uyarınca Yönetim Kurulu tarafından onaylanan karar aşağıdaki durumlar gerçekleşene kadar geçerli olmayacaktır;
    1. Üyenin karara itiraz etme süresinin geçmesine kadar ki üye itiraz etme hakkını belirtilen sürede kullanmaz,
    2. Üye bu süre içinde karara itiraz etme hakkını dernek bu kararı 11(4). Madde gereğince onaylayana kadar kullanırsa.

K. ÜYELERİN DİSİPLİN CEZALARINA İTİRAZ ETME HAKKI

  1. Bir üye derneğin 10(4). Madde uyarınca Yönetim Kurulu tarafından alınan kararın bildirmini almasından itibaren 7 gün içerisinde sekretere bildirmek suretiyle Genel Kurul’da itiraz hakkını kullanabilir.
  2. 1.şık uyarınca üyeden alınan bildiri üzerine Sekreter Yönetim Kurulunu bilgilendirerek Genel Kurulu bildirimin alınmasından 21 gün içerisinde toplantıya çağıracaktır.
  3. 2.şık uyarınca toplanan Genel Kurul’da;
    1. İtiraz konusundan başka bir konu görüşülmeyecektir,
    2. Yönetim Kuruluna ve üyeye yazılı veya sözlü yada her iki şekilde beyanda bulunma hakkı verilecektir,
    3. Toplantıda hazır bulunan başkan, yönetim kurulu üyeleri ve üyeler gizli oylama yoluyla kararın geçmesi yada iptal edilmesi için oy kullanacaktır.
  4. Eğer Genel Kurulda önerilen kararın geçmesi doğrultusunda karar çıkarsa bu karar onaylanmış olur.

L. ONURSAL ÜYELER

Yönetim Kurulu bir kişiyi derneğin onursal üyesi olarak aday göstererek seçecektir ve bu kişi üyelik aidat ödemesinden muaf tutulacaktır. Onursal üye Yönetim Kurulunun isteği ve ricası üzerine danışmanlık görevini üstlenecektir.Onursal üye tarafından verilecek tavsiye ve öneriler Yönetim Kurulu tarafından tartışılarak gerektiğinde uygulanacaktır. Onursal üyenin üyeliği Yönetim Kurulunun uygun görmesi halinde iptal edilebilecektir.

Madde 5 – YÖNETİM KURULU

A.  YÖNETİM KURULUNUN YETKİLERİ

  1. Kurul derneğin Yönetim Kurulu adı altında kanun, kural, düzenleme ve genel    kurulda geçen herhangi bir karara tabi olarak;
    1. Dernekle ilgili konuların idare ve kontrolünü yapacak
    2. Genel Kurulun uygulaması gereken işlevlerin dışındaki işlevleri de uygulayacak
    3. Dernekle ilgili konuların Yönetim Kurulunca gerekli görülen ve istenen şekilde yapılarak uygulanması için yetkisini kullanacak.

B. TÜZÜK VE ÜYELİK

  1. Yönetim Kurulu şu kişilerden oluşacaktır ve herbiri derneğin genel kurul toplantısında seçilecektir.
    1. 4 dernek görevlisi memur
    2. 5 normal dernek üyesi
    3. 3 yedek dernek üyesi
  2. Dernek görevlisi memurlar
    1. Başkan
    2. Başkan yardımcısı
    3. Sayman ve
    4. Sekreterden oluşacaktır.
  3. Yönetim Kurulu herbir üyesi bir dahaki genel kurul toplantısı sonuçlanana kadar görevde kalarak tekrar seçilebilecektir.
  4. Yönetim Kurulunda bir üyeliğin boşalması durumunda, kurul en çok oy alan 1 yedek üyeyi burada adı geçen kurallara uygun olarak ve bir sonraki genel kurul toplantısına kadar göreve tayin edecektir.

C. ÜYELERİN SEÇİLMESİ

  1. Dernek görevli memur üyeliğine ve normal üyeliğe aday göstermi;
    1. 2 dernek üyesinin imzası ile yazılı olarak ve adayın yazılı rızası ile beraber yapılacaktır ki bu adaylık formunun üzerinde de belirtilebilir.
    2. Seçimin yapılacağı Genel Kurul toplantısından en az 7 gün önce dernek sekreterine yapılacaktır.
  2. Eğer yeterli sayıda adaylık başvurusu olmazsa, önerilen adaylar seçilmiş sayılarak genel kurul toplantısında diğer adaylık başvuruları kabul edilecektir.
  3. Eğer yeterli sayıda adaylık başvurusu olmazsa, Yönetim Kurulunda boş kalan görevler normal dernek üyeliği olarak kabul görecektir.
  4. Eğer aday gösterimlerinin sayısı doldurulacak görev sayısına eşitse, aday gösterilen kişiler seçilmiş sayılacaktır.
  5. Eğer aday gösterimlerinin sayısı doldurulacak görev sayısından fazla olursa, oylama yapılacaktır.
  6. Dernek görevlisi memur ve normal üyelerin seçimi için yapılacak oylama genel kurul toplantısında ve yönetim kurulunun uygun göreceği şekilde yapılacaktır.
  7. Bu madde altında aday gösterimi eğer aday başka bir memurluk için aynı seçimde aday gösterilmişse geçersiz sayılacaktır.
  8. Görevli memurların ve diğer yönetim kurulu üyelerinin seçimi toplantıda hazır bulunan üyelerin çoğunluğunun el kaldırarak kullanacağı oylama ile yapılacaktır.
  9. Başkan, başkan yardımcısı ve 2 sekreterden oluşacak bir Divan Heyeti seçilerek genel kurul toplantısının idare ve yönetimini yapacaktır.

D. YÖNETİM KURULU

  1. Yönetim Kurulu derneği yöneterek yeni Yönetim Kurulu seçilene kadar iş idaresini yapacaktır. Yönetim Kurulu ihtiyaçları gereğince en az ayda bir kere toplanacaktır.
  2. Yönetim Kurulu başkan tarafından toplantıya çağrılacaktır. Yönetim Kurulu en az 5 üyenin oyu ile karar alacaktır.
  3. Yönetim Kurulu başkanın yokluğunda başkan yardımcısı her ikisininde yokluğunda ise sekreter tarafından toplanacaktır.
  4. Yönetim Kurulu seçim sonrası yıllık toplantı planı yapacaktır. Hastalık ve yolculuk dışında yönetim kurulu toplantısına arka arkaya 3 kez katılmayan üyeye yazılı ihtar verilecektir. Eğer bir yönetim kurulu üyesi planlanan toplantıların dörtte birine katılmazsa yönetim kurulu üyeliği iptal edilerek, yerine yedek üyelerden biri seçilecektir.
  5. Yönetim Kurulu dernek için bir banka hesabı açacaktır. Banka işlemleri en az 2 imza yetkisi olan kişi ile yapılacaktır ki bunların içinde yönetim kurulu tarafından yetki verilmiş Başkan, Başkan Yardımcısı, Sayman yada Sekreter olacaktır.
  6. Emlak alım ve kiralanmasına dair kararlar  oy birliği ile geçirilecektir. Kuruma ait olan bir mülkün satışı Yönetim Kurulunun Genel Kurul’da bütün üyelerin ¾’ünün hazır bulunmasıyla yapılacak olan oylamada satışın lehine onay alması ile yapılacaktır.

E. SEKRETER

  1. Derneğin sekreteri sekreterlik görevine seçilir seçilmez derneğe adresini bildirecektir.
  2. Sekreterin görevi;
    1. Görevli memur ve yönetim kurulu üyelerinin göreve atanma kayıtlarını,
    2. Genel Kurul’a ve Yönetim Kurulu’na katılan üyelerin adlarını,
    3. Genel Kurul ve Yönetim Kurulundaki bütün işlemlerinin kayıtlarını tutmaktır.
  3. Toplantıda görüşülen hususların tutanakları toplantının Başkanı tarafından yada bir sonraki toplantının Başkanı tarafından imzalanacaktır.

F. SAYMAN

Saymanın görevi ;

  1. Derneğe ait bütün paraların alınması ve toplanması ve derneğin onayladığı bütün ödemelerin yapılmasıdır.
  2. Derneğin mali durumunu gösteren bütün defter ve hesapları, derneğin aktiviteleri ile ilgili gelir makbuz ve harcama kayıtlarını hatasızca tutmaktır.

G. YER BOŞALMASI

Bu kurallara göre Yönetim Kurulu üyeliğinden yer boşalması aşağıdaki durumlarda olacaktır. Eğer üye;

  1. Ölürse
  2. Dernek üyeliği sona ererse
  3. Ticaret Hukukuna göre (Corporation Law ) iflas etmiş sayılırsa
  4. Sekretere verilecek yazılı bildiri ile istifa ederse
  5. Madde 5(H) uyarınca görevden alınırsa
  6. Ruh sağlığı bozulursa yada kanun tarafından ruh sağlığı bozuk bir kişi muamelesi görürse
  7. Yönetim Kurulunun onayı olmadan madde 5(d)(4) uyarınca 6 ay boyunca yapılan toplantılara katılmazsa

H. ÜYELİĞİN SONA ERDİRİLMESİ

  1. Dernek Genel Kurul’da alacağı bir kararla Yönetim Kurulunda görevli memurlardan herhangi birini görev süresi tamamlanmadan görevden alabilir ve alacağı diğer bir kararla bu göreve başka birini görevden alınanın çalışma süresi dolana kadar atayabilir.
  2. 1. Şıkta önerilen kararda bahsedilen yönetim kurulu üyesi Sekretere yada Başkan’a yazılı olarak beyanda bulunabilir (makul zaman uzunluğu geçmeden) ve bu beyanatın dernek üyelerine bildirilmesini rica edebilir. Sekreter yada Başkan beyanatın bir kopyasını derneğin üyelerine gönderir. Gönderilemediği durumda ise üye beyanatının kararın alındığı toplantıda okunmasını talep edebilir.

I. TOPLANTILAR VE YETERLİ ÇOĞUNLUK

  1. Kurul 12 ayda her devrede en az 3 kere yine kurulun uygun göreceği yer ve zamanda toplanacaktır.
  2. Başkan yada kurul üyeleri tarafından kurul ek toplantılara çağrılabilir.
  3. Toplantıdan en az 48 saat önce (yada kurul üyeleri tarafından oybirliği ile karar verilecek bir sürede) yazılı veya sözlü olarak Sekreter tarafından kurul üyelerinin herbirine bildirimde bulunulacaktır.
  4. 3. Şıktaki belirtilen toplantı bilirimi toplantıda görüşülecek konuları genel olarak belirleyecek ve toplantıda görüşülmesi gereken konuların dışında, kurul üyelerinin acil olarak görüşülmesine oybirliği ile karar aldığı konuların haricinde, bir konu görüşülmeyecektir.
  5. Yönetim Kurulundan herhangi 5 üye, kurulun toplantılarında işlem yapılabilmesi için gerekli çoğunluğu oluşturacaktır.
  6. Yeterli çoğunluğun oluşmaması halinde kurul herhangi bir işlem yapmayacaktır ve toplantı saatinden yarım saat içerisinde hala yeterli çoğunluk sağlanamazsa toplantı bir sonraki hafta aynı gün,yer ve saate ertelenerek yapılacaktır.
  7. Eğer ertelenen toplantıda yeterli çoğunluk ilk yarım saat içinde toplanamazsa toplantı fesh edilecektir.
  8. Yönetim Kurulu toplantısında;
    1. Başkan yada Başkanın yokluğunda Başkan Yardımcısı toplantıyı idare edecek yada,
    2. Eğer Başkan yada Başkan Yardımcısı yoksa yada toplantıyı idare etmeye isteksizse kurulun diğer üyelerinden birisi toplantıyı idare etmek üzere diğer üyeler tarafından seçilebilir.

J. KURUL TARAFINDAN ALT KURUL ATANMASI

  1. Yönetim Kurulu yazılı belge ile kurulun faaliyetlerini yapmak üzere bir yada birden fazla alt kurul atayabilir (kurulun uygun göreceği dernek üye yada üyelerinden oluşacak). Bu belgeye şunlar dahil edilemez;
    1. Kurul Atama yetkisi ve
    2. Kanun tarafında Yönetim Kurulun yapması öngörülen faaliyetler
  2. Bu kural kapsamında alt kurula verilmiş görevler feshedilmediği sürece atamanın kurallarına göre uygulanacaktır.
  3. Bu kural kapsamında verilen görev yetkisinin uygulanabilmesi, atama belgesinde belirtilen yada zaman ve şartlara bağlı olarak bir takım kısıtlamalara maruz kalabilir.
  4. Bu kural kapsamında bir yetki verilmesine rağmen, Yönetim Kurulu yetki verdiği bir görevi kendisi yapmaya devam edebilir.
  5. Alt kurulun verilen görevi uygularken karşılaşıtığı herhangi bir durum yada zarar bu görevi Yönetim Kurulu yapmışcasına bir yaptırım ve etkide olacaktır.
  6. Bu kural altında Yönetim Kurulu yazılı belge ile kısmen yada tamamen verdiği yetkiyi feshedebilir.
  7. Alt kurul uygun gördüğü zaman toplanır veya toplantıyı erteleyebilir.

K. OYLAMA VE KARAR ALMA

  1. Yönetim Kurulu yada Yönetim Kurulu’nun atadığı Alt Kurul toplantılarında ortaya çıkan sorulara kurul yada alt kurul üyelerinin çoğunluk oyuyla karar verilecektir.
  2. Yönetim Kurulu yada Yönetim Kurulu’nun atadığı Alt Kurul toplantılarında hazır bulunan her üye (toplantıyı idare eden kişi de dahil) bir oy kullanma hakkına sahiptir ancak oyların eşit olması durumunda toplantıyı idare eden kişi ikinci yada sonucu belirleyen oyu kullanabilir.
  3. Madde 5I (5)’e uygun olarak kurulda kadro açığı olması durumunda da kurul görevini sürdürür.
  4. Yönetim Kurulu yada Alt kurulun yaptığı bir davranış yada karşılaşılan bir zorluk yada bu anlama gelen bir şey geçerliliğini  ve etkisini kurul üyelerinin atanması yada yetki verilmesinden sonra keşfedilecek bir kusura rağmen koruyacaktır.

MADDE 6 – GENEL KURUL TOPLANTILARI

A. GENEL KURUL TOPLANTILARININ YAPILMASI

İlk yıllık genel kurul toplantısının yapılmasının haricinde, her takvim yılında en az bir kere ve mali yıl bitiminden sonraki altı ay içinde dernek üyelerini yıllık genel kurul toplantısına çağıracaktır.

  1. Yıllık üyelik aidatlarını genel kurul toplantı tarihinden 7 gün öncesine kadar ödememiş olan üyeler toplantıda oy kullanamazlar.
  2. Genel Kurul tarihinden en az bir ay öncesi Yönetim Kurulu ilan tahtasında dernek üyelerinin listesini yayınlayacaktır ve yıllık genel kurul tarihinden önceki 1 ay içerisinde üyeliğe kabul edilmiş üyeler ancak daha sonraki genel kurullarda oy kullanabileceklerdir.

B. GENEL KURUL TOPLANTISINA VE GÖREVE ÇAĞRI

  1. Yıllık Genel Kurul toplantısı kurulun uygun gördüğü tarih, yer ve zamanda toplanacaktır.
  2. Yıllık Genel Kurul’da görüşülecek işlere ek olarak;
    1. Geçen genel kurul ve varsa özel genel kurul tutanakları tasdiklenecektir.
    2. Geçen mali yıla ait derneğin aktivitelerini içeren kurul raporları kabul edilecektir.
    3. Derneğin görevli memurları ve normal kurul üyeleri seçilecektir.
    4. Kanunun 26(6). Bölümü uyarınca üyelere sunulması gereken bildirimler kabul edilip görüşülecektir.
  3. Yıllık Genel Kurul toplantı ilanında olduğu gibi belirlenecektir.

C. ÖZEL GENEL KURUL TOPLANTISINA ÇAĞRI

  1. Yönetim Kurulu ne zaman uygun görürse derneği özel genel kurul toplantısına çağırabilecektir.
  2. Yönetim Kurulu üyelerin en az %5’inin yazılı isteği üzerine özel genel kurul toplantısını düzenleyebilir.
  3. Üyelerin özel genel kurul toplantı isteği;
    1. Toplantının amacını belirtecektir
    2. Toplantı yapılmasını isteyen üyeler tarafından imzalanacaktır
    3. Sekretere sunulacaktır
    4. Aynı biçimde bir kaç değişik dökümandan oluşabileceği gibi toplantıyı isteyen bir yada birden fazla üye tarafından imzalanacaktır.
  4. Eğer Yönetim Kurulu üyelerinin istekte bulunduğu özel genel kurulu isteğin Sekretere sunulmasından sonra 1 ay içerisinde toplayamazsa, bu tarihten sonraki 3 ay içerisinde herhangi bir yada daha fazla üye özel genel kurulu toplayabilir.
  5. Üye veya üyeler tarafından toplanan özel genel kurul 4. Şıkta belirtildiği gibi genel kurul toplantılarının yapıldığı biçimde yapılacak ve masraf yapan herhangi bir üyeye dernek tarafından ödeme yapılacaktır.

D. BİLDİRİ

  1. Genel Kurul’da özel bir kararın alınmasını gerektirmeyen durumlar haricinde, Sekreter genel kurul tarihinden 14 gün önce herbir üyenin kayıtlarda belirtilen adreslerine posta masrafı ödenmiş bildirimlerde bulunarak toplantının yeri, tarihi ve zamanı ayrıca toplantıda görüşülecek konular hakkında bilgi verecektir.
  2. Genel Kurul’da görüşülmesi önerilen bir konu derneğin özel karar almasını gerektiriyorsa, sekreter genel kurul tarihinden en az 21 gün önce 1.şıkta belirtildiği gibi bütün üyelere bildiri gönderir. 1. Şıkka ek olarak önerilecek kararın özel karar olduğu maksadını da iletir.
  3. Genel Kurul toplantı bildiriminde belirtilenin dışında toplantıda başka konu görüşülmeyecek ancan yıllık genel kurul olması durumunda Madde 6B(2)’ye uygun konular görüşülebilecektir.
  4. Genel Kurul’da bir konu görüşülmesini isteyen bir üye Sekreter’e yazılı olarak bildirimde bulunacak ve Sekreter de bu konuyu gelecek genel kurul bildiriminde konulara dahil edecektir.

E. İDARİ İŞLEMLER

  1. Genel Kurul’da üyelerin salt çoğunluğu hazır bulunmadan herhangi bir konu görüşülmeyecektir.
  2. Genel Kurul’da hazır bulunan 5 üye (bu kurallar kapsamında genel kurulda oy kullanma hakkına sahip) konuların görüşülebilmesi için salt çoğunluğu oluşturacaktır.
  3. Eğer kararlaştırılıan toplantı zamanından itibaren yarım saat içerisinde yeterli çoğunluk oluşmazsa ve eğer genel kurul toplantısı üyelerin isteği üzerine toplanmışsa toplantı fesh edilecektir. Diğer herhangi bir durumda ise toplantı bir sonraki hafta aynı gün, yer ve saate (eğer toplantıya başkanlık eden kişi tarafından başka bir toplantı yeri belirlenmemişse yada toplantının ertelenmesinden bir  gün önce yazılı bildirimle üyelere iletilmemişse) ertelenerek yapılacaktır.
  4. Eğer ertelenen toplantıda yeterli çoğunluk toplantının başlama saatinden yarım saat içerisinde sağlanamamışsa hazır bulunan üyeler (3 kişiden az olmamak şartı ile) yeterli çoğunluğu oluşturacaktır.

F. TOPLANTIYI YÖNETEN ÜYE

  1. Başkan yada onun yokluğunda Başkan Yardımcısı derneğin genel kurulunda toplantıyı yönetecektir.
  2. Eğer Başkan yada Başkan Yardımcısı yoksa yada toplantıyı idare etmeye isteksizse hazır bulunan diğer üyelerinden birisi toplantıyı idare etmek üzere diğer üyeler tarafından seçilebilir.

G. TOPLANTININ ERTELENMESİ

  1. Yeterli çoğunluğun bulunması durumunda toplantıyı yöneten kişi hazır bulunan üyelerin çoğunluk oyları ile toplantının zamanını ve yerini erteleyebilir ancak ertelenen toplantıda bir önceki toplantıdan yarım kalan konular dışında başka bir şey görüşülemez.
  2. Eğer genel kurul toplantısı 14 gün veya daha ileri bir tarihe ertelendiyse, Sekreter bütün üyelere yazılı yada sözlü bildirimde bulunarak ertelenen toplantının yer, tarih ve zamanını ve görüşülecek konuları iletecektir.
  3. 1. ve 2. Şıkların dışında ertelenen genel kurul toplantı bildirimi yada ertelenen toplantılarda görüşülecek konular hakkında bildirim verilmesi gerekmeyecektir.

H. KARARLARIN ALINMASI

  1. Genel Kurul’da ortaya çıkan bir soru el kaldırımı yoluyla karara bağlanacaktır eğer el kaldırımından önce veya sırasında oylama yöntemi talep edilirse toplantıya başkanlık eden kişi kararın el kaldırma yöntemi ile, oy birliği ile, belirli bir çoğunlukla yada azınlıkla alındığını yada buna benzer bir açıklamayı derneğin tutanak defterine kayıt ederek oyların sayısını yada oranını belgelemeden lehte yada aleyhte karar verildiğini  beyan edecektir.
  2. Derneğin genel kurul toplantısında toplantıyı yöneten kişi yada hazır bulunan en az 3 üye yada vekalet verme yoluyla oy verme yönteminin uygulanması istenebilir.
  3. Eğer genel kurul toplantısında oylama yöntemi istenmişse oylama;
    1. Toplantı başkanının seçimi içinse yada erteleme yapılması konusunda ise derhal uygulanacaktır.
    2. Diğer durumlarda ise, toplantı bitiminden önce toplantı başkanının direktiflerine göre konunun oylamasının kararı bu toplantının bu konu hakkındaki kararı olarak sayılacaktır.

I. ÖZEL ÖNERGE

  1. Derneğin bir önergesi özel önerge olabilir eğer;
    1. Dernek üyelerinin çoğunluğunun oyunu ki en az ¾’ten az olmamak kaydı ile, alarak kuruldan geçmişse, burada bahsi geçen kurallara göre kişilerin oyları yada vekalet vermeleri suretiyle genel kurulda görüşülerek önergenin amaç ve niyeti toplantıdan en az 21 gün önce yazılı olarak verilmişse;
    2. Kurul’a önergenin 1. Paragrafta belirtildiği gibi karara bağlanmasının uygun ve elverişli olmaması durumunun açıklanarak, önergenin kurulun belirleyeceği şekilde geçirilmesi yoluyla.

J. OYLAMA

  1. Genel Kurul’da görüşülecek herhangi bir konu için bir üyenin bir oy kullanma hakkı vardır.
  2. Bütün oyların şahsen yada vekalet yoluyla verilmesi gerekir ve hiç bir üye 5’ten fazla vekalet kullanamaz.
  3. Genel Kurul’da oyların eşitliği durumunda, toplantıyı yöneten kişinin ikinci yada karar belirleyici oy kullanma hakkı vardır.
  4. Bir üye yada vekil genel kurul toplantısında eğer üyelik aidatını derneğe ödememişse oy kullanma hakkına sahip olmayacaktır.

K. VEKALET VERİLMESİ

  1. Her üye bir diğer üyeyi sekretere toplantıdan en az 24 saat önce vereceği yazılı bildiri ile vekil tayin edebilir.
  2. Vekil tayini ile ilgili bildirim Yönetim Kurulu’nun belirleyeceği şekilde olacaktır.

MADDE 7 – AMAÇLARIN VE KURALLARIN DEĞİŞTİRİLMESİ

Toplantıda hazır bulunan dernek üyelerinin %40’nın yazılı isteği üzerine yapılacak özel bir genel kurulda ve oyların ¾ çoğunluğunu alarak geçirilecek özel bir önerge ile derneğin amaç ve kuralları değiştirilebilir yada feshedilebilinir. Buna rağmen Madde 1, Madde 3 Paragraf (a) (c) ve Madde 7 değiştirilemez.

MADDE 8 – DİĞER

A. SİGORTA

  1. Dernek kanunun 44. Bölümüne uygun olarak sigorta yaptırarak bunu sürdürecektir.
  2. 1. Şıkta belirtilen sigortaya ek olarak dernek diğer sigortaları yaptırıp sürdürebilir.

B. PARA KAYNAĞI

  1. Derneğin gelirleri üyelerin katılım ücretleri, aidat ödemeleri ve bağışlar yoluyla elde edilecek ve genel kurulda kabul görecek bir önergeye tabi olup yada kurulun karar vereceği bir diğer kaynaktan elde edilecektir.
  2. Derneğin elde ettiği bütün gelirler herhangi bir kesintiye maruz kalmadan en uygun zamanda banka hesabına yatırılacaktır.
  3. Dernek en uygun zamanda para alır almaz makbuz verecektir.

C. PARANIN İDARESİ

  1. Genel Kurul’da geçirilecek herhangi bir önergeyi dikkate alarak derneğin fonları derneğin amaçlarına uygun bir şekilde Yönetim Kurulu tarafından kullanılacaktır.
  2. Bütün çekler, değerli kağıtlar ve evraklar kurul tarafından yetki verilmiş herhangi 2 kurul üyesi tarafından imzalanacaktır.

D. DERNEK MÜHÜRÜ

  1. Dernek mühürü sekreter tarafından saklanacaktır.
  2. Dernek mühürü kurulun yetkisi dışında hiç bir belgeye basılmayacak ve mührün basılmasi 2 kurul üyesinin imzası ile yada 1 kurul üyesi ve sekreterin imzası ile onaylanacaktır.

E. DEFTERLERİN SAKLANMASI

Bu kurallarda aksi belirtilmediği sürece, sekreter derneğin bütün kayıt, defter ve dökümanlarını saklamakla yükümlüdür.

F. DEFTERLERİN DENETLENMESİ

Derneğin kayıt, defter ve dökümanları ücretsiz olarak uygun bir zamanda üyeler tarafından denetlenebilecektir.

G. BİLDİRİMLERİN SUNULMASI

  1. Buradaki kuralların amacına uygun olarak üyelere bildirimler dernek tarafından yada dernek adına ya şahsen yada posta yoluyla üyenin kayıtlarda gözüken adresine yapılabilir.
  2. Bir döküman adres doğru yazılarak, posta masrafı ödenerek ve doğru kişiye gönderilmişse aksi ispat edilmediği takdirde buradaki kuralların amacına uygun olarak normal postalama süresi içinde sunulmuş sayılır.

H. GÖREVLİ MEMUR VE ÜYELERE YAPILACAK ÖDEMELER

Bir Yönetim Kurulu üyesi dernekte maaşlı bir göreve atanamaz yada dernek tarafından bir ücret yada hizmet karşılığı ödeme yada maddi yardım ve benzeri yapılamaz. Aşağıdaki durumlar dışında;

  1. Cepten yapılan masrafların geri ödenmesi
  2. Finana kurumlarınca verilebilecek faiz oranını aşmamak kaydı ile faiz ödemesi
  3. Derneğin kullandığı mekanlar için makul ve uygun miktarda kira ödemesi

I. KADRO BOŞALMASI

Madde 5G’nin çalışmasını kısıtlamadan bir kurul üyelik kadrosu aşağıda belirtilen durumlarda boşalacaktır;

  1. Eğer üye dernekte kar amacı ile çalışıyorsa
  2. Eğer üye dolaylı yada dolaysız yollardan dernekten iş kontratı yada teklifi almakla ilgileniyorsa

J. ÖNERİLEN KURAL DEĞİŞİKLİĞİNİN BİLDİRİMİ

Derneğin kural yada amaçlarında yapılması önerilecek değişiklikler Charitable  Collections Act, 1934 kanununu idare eden bakanlığa bu kanundaki düzenlemeler çerçevesinde bildirilecektir.

K. CHARITABLE COLLECTIONS ACT, 1934 KANUNUNA UYMA

Dernek Charitable Collections Act, 1934’te belirtilen kural ve şartlara uygulanabilir olduğu yerde uyacaktır.

—————————————————————————–

AUSTRALIAN ATATÜRK CULTURAL CENTRE INCORPORATED CONSTITUTION

Article 1 – THE NAME OF THE ASSOCIATION

The name of the Association shall be the Australia Atatürk Cultural Centre Incorporated and its administrative centre shall be in Sydney, Australia.

Article 2 – OBJECTIVES

  1. To organise activities and carry out studies in classrooms in order to introduce and teach Turkish language, culture, history and customs.
  2. To introduce and teach the Kemalist philosophy, Atatürk’s reforms and principles in Australia, and conduct research and organise activities for this aim.
  3. To do all feasible research in the light of Turkish culture, history and customs in order for the Atatürk’s philosophy to adapt to the present conditions and to serve the future needs.
  4. To establish centres and institutions, to organise seminars, conferences, competitions and exhibitions, and to publish books, newspapers and journals in order to realise the Association’s objects, upon the resolutions passed by the Management Committee.
  5. To lease, purchase or sell personal and real property, and to make all feasible savings for the Association’s aims.
  6. To cooperate and coordinate Associations efforts with other organisations through its organs on issues and projects deemed to be necessary and useful in or outside Australia. (The Management Committee shall determine the content, extent and limits of the activities and the method and instruments to be used.)
  7. To develop positively the world view formed by the Turkish Community, and to carry out constructive and educational studies in order to reform some incorrectly formed opinions.

Article 3 – PRINCIPLES

  1. Atatürk’s reforms and principles, the unity of the national frontiers and the solidarity of the Turkish Community have been acknowledged as an indisputable basic principle.
  2. The Turkish history and culture has been a unity since its origin, and it may not be subjected to any kind of discrimination.
  3. It is prohibited to deal with political and ideological issues by means of any religion.
  4. The Association shall work for the public’s benefit within the guidelines of all applicable laws whether state or federal.

Article 4 – MEMBERSHIP

 A. MEMBERSHIP QUALIFICATIONS

A person is qualified to be a member of the Association if the person is:

  1. 16 years old or over,
  2. The person is a natural person,
  3. Has been nominated for membership of the Association in accordance with this Article,
  4. Has been approved for membership of the Association by the Management Committee of the Association.

B. NOMINATION FOR MEMBERSHIP

  1. An application for membership shall be in writing, signed by the applicant and nominated by 2 members of the Association and lodged with the secretary of the Association.
  2. As soon as practicable after receiving a nomination for membership, the Management Committee shall determine whether to approve or to reject the nomination. The approval of at least 5 members of the Management Committee shall be required to approve the nomination for membership. At no time, shall the Management Committee be required to give reasons for the rejection of a nomination for membership.
  3. Where the Management Committee determines to approve a nomination for membership the Secretary shall, as soon as practicable after that determination, notify the nominee of that approval and request the nominee to pay within the period of 28 days after receipt by the nominee of the notification the sum of $20.00 (or any other amount as may be determined from time to time by the Management Committee) as entrance fee and any other amount which may be determined by the Management Committee from time to time as annual subscription.
  4. A register of members shall be kept by the Association and each members name shall be entered in the register and upon the name be so entered, the nominee becomes a member of the Association.

C. MEMBERSHIP FEES

Membership fees (annual subscription) shall be the sum of $20.00 or any other amount as may be determined from time to time by the Management Committee and shall fall due and payable at the commencement of each and every of year.

D. CESSATION OF MEMBERSHIP

A person ceases to be a member of the Association if the person:

  1. Dies,
  2. Resigns that membership,
  3. For non payment of any fees and/or subscriptions due and payable to the Association,
  4. is expelled from the Association.

E. MEMBERSHIP ENTITLEMENTS NOT TRANSFERABLE

A right, privilege or obligation which a person has by reason of being a member of the Association:

  1. Is not capable of being transferred or transmitted to another person and
  2. Terminates upon cessation of the person’s membership.

F. RESIGNATION OF MEMBERSHIP

  1. A member of the Association is not entitled to resign that membership except in accordance with this Rule.
  2. A member of the Association who has paid all amounts payable by the member to the Association in respect of the member’s membership may resign from membership of the Association by first giving notice (being not less than 1 month or not less than such other period as the Committee may determine) in writing to the Secretary of the member’s intention to resign and, upon the expiration of the period of notice, the member ceases to be a member.
  3. Where a member of the Association ceases to be a member pursuant to clause (2), and in every other case where a members ceases to hold membership, the Secretary shall make an appropriate entry in the register of members recording the date on which the member ceased to be a member.

G. REGISTER OF MEMBERS

The public officer of the Association shall establish and maintain a register of members of the Association specifying the name and address of each person who is a member of the Association together with the date on which the person became a member.

The register of members shall be kept at the principal place of administration of the Association and shall be open for inspection, free of charge, by any member of the Association at any reasonable hour.

H. MEMBER’S LIABILITIES

The Liability of a member of the Association to contribute towards the payment of the debts and liabilities of the Association or the cost, charges and expenses of the winding up of the Association is limited to the amount, if any unpaid by the member in respect of membership of the Association as required by Article 4(c).

I. RESOLUTION OF INTERNAL DISPUTES

Disputes between members (in their capacity as members) of the Association, and disputes between members and the Association, are to be referred to a community justice centre for mediation in accordance with the Community Justice Centres Act, 1983.

J. DISCIPLINING OF MEMBER

  1. Where the Committee is of the opinion that a member of the Association:
    1. Has persistently refused or neglected to comply with a provision or provisions of these Rules; or
    2. Has persistently and wilfully acted in a manner prejudicial to the interests of the Association, the Committee may by resolution:
    3. Expel the member from the Association; or
    4. Suspend the members from membership of the Association for a specified period.
  2. A resolution of the Committee under clause(1) is of no effect unless the Committee, at a meeting held not earlier than 14 days and not later than 28 days after service on the member of a notice under Clause (3), confirms the resolution in accordance with this Rule.
  3. Where the Committee passes a resolution under clause (1), the Secretary shall as soon as practicable, cause a notice in writing to be served on the member:
    1. Setting out the resolution of the Committee and the grounds on which it is base;
    2. Stating that the member may address the Committee at a meeting to be held not earlier than 14 days and not later than 28 days after the service of the notice;
    3. Stating the date, place and time of that meeting; and
    4. Informing the member that the member may do either or both of the following
  4. Attend and speak at that meeting
  5. Submit to the Committee at or prior to the date of that meeting written representations relating to the resolution.
  6. At a meeting of the Committee held as referred to in clause (3), the Committee shall;
    1. Give to the member an opportunity to make oral representations;
    2. Give due consideration to any written representations submitted to the Committee by the member at or prior to the meeting; and
    3. By resolution determine whether to confirm or revoke the resolution.
  7. Where the Committee confirms a resolution under clause (4), the Secretary shall, within 7 days after that confirmation, by notice in writing inform the member of the fact and of the member’s right of appeal under Rule11.
  8. A resolution confirmed by the Committee under clause(4) does not take effect:
    1. Until the expiration of the period within which the member is entitled to appeal against the resolution where the member does not exercise the right of appeal within that period or;
    2. Where within that period the member exercises the right of appeal, unless and until the Association confirms the resolution pursuant to Rule 11(4).

K. RIGHT OF APPEAL OF DISCIPLINED MEMBER

  1. A member may appeal to the Association in general meeting against a resolution of the Committee which is confirmed under Rule 10(4), within 7 days after notice of the resolution is served on the member by lodging with the secretary a notice to that effect.
  2. Upon receipt of a notice from a member under Clause(1), the Secretary shall notify the Committee which shall convene a general meeting of the Association to be held within 21 days after the date on which the Secretary received the notice.
  3. At a general meeting of the Association convened under Clause (2)-
    1. No business other than the question of the appeal shall be transacted;
    2. The Committee and the member shall be given the opportunity to state their respective cases orally or in writing, or both; and
    3. The members present shall vote by secret ballot on the question of whether the resolution should be confirmed or revoked.
  4. If at the general meeting the Association passes a special resolution in favour of the confirmation of the resolution, the resolution is confirmed.

L. HONORARY MEMBERS

The Management Committee shall recommend and select a person as an honorary member of the Association who shall be exempt from any membership fees. The honorary member shall act as an advisor and counsellor upon the request of the Management Committee and at the Committee’s discretion. Any advice given or recommendations made by the honorary member shall be discussed by the Management Committee and action taken if necessary. The membership of the honorary member may be terminated at the discretion of the Management Committee.

Article 5 – THE COMMITTEE

A. POWERS OF THE COMMITTEE

The committee shall be called the Committee of Management of the Association and subject to the Act, the Regulation and these rules and to any resolution passed by the Association in general meeting:

  1. Shall control and manage the affairs of the Association,
  2. May exercise all such functions as may be exercised by the Association other than those functions that are required by these rules to be exercised by a general meeting of members of the Association; and
  3. Has power to perform all such acts and do all such things as appear to the committee to be necessary or desirable for the proper management of the affairs of the Association.

B. CONSTITUTION AND MEMBERSHIP

  1. The Management Committee shall consist of:-
    1. 4 office bearers of the Association;
    2. 5 ordinary members of the Association and
    3. 3 ordinary reserve members of the Association
  2. Each of whom shall be elected at the annual general meeting of the Association.
  3. The office bearers of the Association shall be:
    1. The Chairman
    2. The Deputy Chairman
    3. The Treasurer and
    4. The Secretary
  4. Each member of the Committee shall, subject to these rules, hold office until the conclusion of the annual general meeting following the date of the members’ election, but is eligible for re-election.
  5. In the event of a casual vacancy occurring in the membership of the Committee may appoint 1 of the reserve members who receives most of the vacancy and the member so appointed shall hold office, subject to these rules, until the conclusion of the annual general meeting next following the date of the appointment.

C. ELECTION OF MEMBERS

  1. Nominations of candidates for election as office bearer of the Association or as ordinary members of the Committee:-
    1. Shall be made in writing, signed by 2 members of the Association and accompanied by the written consent of the candidate (which may be endorsed on the form of nomination); and
    2. Shall be delivered to the Secretary of the Association not less than 7 days before the date fixed for the holding of the annual general meeting at which the election is to take place.
  2. If insufficient nominations are received to fill all vacancies on the Committee, the candidates nominated shall be deemed to be elected and further nominations shall be received at the annual general meeting.
  3. If insufficient further nominations are received, any vacant positions remaining on the Committee shall be deemed to be casual vacancies.
  4. If the number of nominations received is equal to the number of vacancies to be filled, the persons nominated shall be deemed to be elected.
  5. If the number of nominations received exceeds the number of vacancies to be filled, a ballot shall be held.
  6. The ballot for the election of office bearers and ordinary members of the Committee shall be conducted at the annual general meeting in such usual and proper manner as the Committee may direct.
  7. A nomination of a candidate for election under this clause is not valid if that candidate has been nominated for election to another office at the same election.
  8. The election of office bearers and other members of the Management Committee shall be by way of ballot or by show of hands to be determined by the majority of the members present at the meeting.
  9. A steering Committee consisting of a Chairman, Deputy Chairman and 2 secretaries shall be elected in order to carry out, manage and control the general meeting.

D. MANAGEMENT COMMITTEE

  1. The Management Committee shall manage the Association and be in charge of business until a new Management Committee is elected. The Management Committee shall meet at least once a month in accordance with its needs.
  2. The Management Committee shall be called to meeting by the Chairman. The Management Committee shall only pass resolutions by at least 5 members’ votes.
  3. The Management Committee shall be presided over by the Chairman and during his absence by the Deputy Chairman, and in the absence of both, by the Secretary.
  4. The Management Committee shall work out a yearly meeting plan following the election. The Management Committee members who fail to participate in three successive meetings except for poor health and travel arrangements shall be given a warning in writing. The Management Committee membership shall be terminated if a Committee member fails to participate in ¼ of the prearranged meetings, and the vacancy shall be filled with a reserve member.
  5. The Management Committee shall open a bank account for the Association. The banking procedures shall be carried out by at least any two signatories among the Chairman, Deputy Chairman, the Treasurer or the Secretary, authorised to do so by the Committee.
  6. The resolution regarding the lease or purchase of a real property shall be passed by a unanimous vote. The resolution to sell property owned by the Association shall be subject to the approval of the Management Committee obtained at a General Meeting where ¾ of all members present at the meeting exercise their votes in favour of sale.

E. SECRETARY

  1. The Secretary of the Association shall, as soon as practicable after being appointed as Secretary, lodge notice with the Association of his or her address.
  2. It is the duty of the Secretary to keep minutes of :-
    1. All appointments of office bearers and members of the Committee;
    2. The names of members of the Committee present at a Committee Meeting or a General Meeting; and
    3. All proceedings at Committee Meetings and General Meetings.
  3. Minutes of proceedings at a meeting shall be signed by the chairperson of the meeting or by the chairperson of the next succeeding meeting.

F. TREASURER

It is the duty of the Treasurer of the Association to ensure that:

  1. All money due to the Association is collected and received and that all payments authorised by the Association are made; and
  2. Correct books and accounts are kept showing the financial affairs of the Association including full details of all receipts and expenditure connected with the activities of the Association.

G. CASUAL VACANCIES

For the purpose of these rules, a casual vacancy in the office of a member of the Committee occurs if the member:

  1. Dies,
  2. Ceases to be a member of the Association
  3. Becomes an insolvent under administration within the meaning of Corporations Law,
  4. Resigns office by notice in writing given to the Secretary,
  5. Is removed from office under Article 5(H)
  6. Becomes of unsound mind or a person whose person or estate is liable to be dealt with in any way under the law relating to mental health; or
  7. Is absent without the consent of the Committee from all meetings of the committee held during a period of 6 months or in accordance with Article 5(d)(4).

H. REMOVAL OF MEMBER

  1. The Association in a general meeting may be resolution remove any member of the Committee from the office of member before the expiration of the member’s term of office and may by resolution appoint another person to hold office until the expiration of the term of office of the member so removed.
  2. Where a member of the Committee to whom a proposed resolution referred to in clause(1) relates makes representations in writing to the Secretary or president (not exceeding a reasonable length) and requests that the representations be notified to the members of the Association, the Secretary or the Chairman may send a copy of the representations to each member of the Association or if the representations are not so sent, the member is entitled to require that the representations be read out at the meeting at which the resolution is considered.

I. MEETINGS AND QUORUM

  1. The committee shall meet at least 3 times in each period of 12 months at such place and time as the Committee may determine.
  2. Additional meetings of the Committee may be convened by the President or by any member of the Committee.
  3. Oral or written notice of a meeting of the Committee shall be given by the Secretary to each member of the Committee at least 48 hours (or such other period as may be unanimously agreed upon by the members of the Committee) before the time appointed for the holding of the meeting.
  4. Notice of a meeting given under Clause (3) shall specify the general nature of the business to be transacted at the meeting and no business other than that business shall be transacted at the meeting, except business which the Committee members present at the meeting unanimously agree to treat as urgent business.
  5. Any 5 members of the Committee constitute a quorum for the transaction of the business of a meeting of the Committee.
  6. No business shall be transacted by the Committee unless a quorum is present and if within half an hour of the time appointed for the meeting a quorum is not present the meeting standards adjourned to the same place and at the same hour of the same day in the following week.
  7. If at the adjourned meeting a quorum is not present within half an hour of the time appointed for the meeting, the meeting shall be dissolved.
  8. At a meeting of the Committee:-
    1. The President or, in the President’s absence, the Vice President, shall preside or
    2. If the President and the Vice president are absent or unwilling to act such one of the remaining members of the Committee as may be chosen by the members present at the meeting shall preside.

J. DELEGATION BY COMMITTEE TO SUB COMMITTEE

  1. The Committee may by instrument in writing, delegate to one or more sub committees (consisting of such member or members of the Association as the committee thinks fit) the exercise of such of the functions of the committee as are specified in the instrument, other than:-
    1. This power of delegation and
    2. A function which is a duty imposed on the committee by the Act or by any other law.
  2. A function the exercise of which has been delegated to a subcommittee under this rule may, while the delegation remains unrevoked, be exercised from time to time by the subcommittee in accordance with the terms of the delegation.
  3. A delegation under this section may be made subject to such conditions or limitations as to the exercise of any function the subject thereof, or as to time or circumstances, as may be specified in the instrument of delegation.
  4. Notwithstanding any delegation under this rule, the Committee may continue to exercise any function delegated.
  5. Any act or thing done or suffered by subcommittee acting in the exercise of a delegation under this rule has the same force and effect as it would have if it had been done or suffered by the Committee.
  6. The Committee may, by instrument in writing, revoke wholly or in part any delegation under this rule.
  7. A subcommittee may meet and adjourn as it thinks proper.

K. VOTING AND DECISIONS

  1. Questions arising at a meeting of the Committee or of any subcommittee appointed by the Committee shall be determined by a majority of the votes of members of the Committee or subcommittee present at the meeting.
  2. Each member present at a meeting of the Committee or of any subcommittee appointed by the Committee (including the person residing at the meeting) is entitled to one vote but, in the event of an equality of votes on any question, the person presiding may exercise a second or casting vote.
  3. Subject to Article 5I (5), the Committee may act notwithstanding any vacancy on the Committee.
  4. Any act or thing done or suffered, or purporting to have been done or suffered, by the Committee or by a subcommittee appointed by the Committee, is valid and effectual notwithstanding any defect that may afterwards be discovered in the appointment or qualification of any member of the Committee or subcommittee.

Article 6 – GENERAL MEETINGS

A. HOLDINGS OF ANNUAL GENERAL MEETINGS

With the exception of the first annual general meeting of the Association, the Association shall at least once in each calendar year and within the period of 6 months after the expiration of each financial year of the Association, convene an annual general meeting of its members.

  1. Members who have not paid their annual membership fees at least 7 days prior to the holding of the annual general meeting shall not be eligible to vote at this meeting.
  2. At least one month prior to the holding of annual general meetings, the Management Committee shall display on the notice board the list of members of the Association and those members admitted to membership within one month of the holding of annual general meeting shall be eligible to vote only at a subsequent general meeting of the Association.

B. CALLING OF AND BUSINESS AT ANNUAL GENERAL MEETINGS

  1. The Annual General Meeting of the Association shall be convened on such date and such place and time as the Committee thinks fit.
  2. In addition, to any other business which may be transacted at an annual general meeting, the business of an annual general meeting shall be:-
    1. To confirm the minutes of the last preceding annual general meeting and of any special general meeting held since that meeting,
    2. To receive from the Committee reports upon the activities of the Association during the last preceding financial year,
    3. To elect office bearers of the Association and ordinary members of the Committee and
    4. To receive and consider the statement which is required to be submitted to members pursuant to Section 26(6) of the Act.
  3. An annual general meeting shall be specified as such in the notice convening it.

C. CALLING OF SPECIAL GENERAL MEETINGS

  1. The Committee may, whenever it thinks fit, convene a special general meeting of the Association.
  2. The Committee shall on the requisition in writing of not less than 5 per cent of the total number of members, convene a special general meeting of the Association.
  3. A requisition of members for a special general meeting:
    1. Shall state the purpose of the meeting,
    2. Shall be signed by the members making the requisitions,
    3. Shall be lodged with the Secretary, and
    4. May consist of several documents in a similar form, each signed by one or more of the members making the requisition.
  4. If the Committee fails to convene a special general meeting to be held within 1 month after the date on which a requisition of members for the meeting is lodged with the Secretary, any one or more of the members who made the requisition may convene a special general meeting to be held not later than 3 months after that date.
  5. A special general meeting convened by a member or members as referred to in clause 4 shall be convened as nearly as practicable in the same manner as general meetings are convened by the Committee and any member who thereby incurs expense is entitled to be reimbursed by the Association for any expense so incurred.

D. NOTICE

  1. Except where the nature of the business proposed to be dealt with at a general meeting requires a special resolution of the Association, the Secretary shall, at least 14 days before the date fixed for the holding of the general meeting, cause to be sent by prepaid post to each member at the member’s address appearing in the register of members, a notice specifying the place, date and time of the meeting and the nature of the business proposed to be transacted at the meeting.
  2. Where the nature of the business proposed to be dealt with at a general meeting requires a special resolution of the Association, the Secretary shall, at least 21 days before the date fixed for the holding of the general meeting, cause notice to be sent to each member in the manner provided in clause 1 specifying, in addition to the manner required under clause 1, the intention to propose the resolution as a special resolution.
  3. No business other than that specified in the notice convening a general meeting shall be transacted at the meeting except in the case of an annual general meeting, business which may be transacted pursuant to Article 6B (2).
  4. A member desiring to bring any business before a general meeting may give notice in writing of that business to the Secretary, who shall include that business in the next notice calling a general meeting given after receipt of the notice from the member.

E. PROCEDURE

  1. No item of business shall be transacted at a general meeting unless a quorum of members entitled under these rules to vote is present during the time the meeting is considering that item.
  2. Five members present in person (being members entitled under these rules to vote at a general meeting) constitute a quorum for the transaction of the business for a general meeting.
  3. If within half an hour after the appointed time for the commencement of a general meeting a quorum is not present, the meeting if convened upon the requisition of members shall be dissolved and in any other case shall stand adjourned to the same day in the following week at the time and (unless another place is specified at the time of the adjournment by the person president at the meeting or communicated by written notice to members given before the day to which the meeting is adjourned) at the same place.
  4. If at the adjourned meeting a quorum is not present within half an hour after the time appointed for the commencement of the meeting the members present (being not less than 3) shall constitute a quorum.

F. PRESIDING MEMBER

  1. The Chairman or, in the absence, the Deputy Chairman shall preside as a chairperson at each general meeting of the Association.
  2. If the Chairman and the Deputy Chairman are absent from a general meeting or unwilling to act, the members present shall elect one of their number to preside as chairperson at the meeting.

G. ADJOURNMENT

  1. The chairperson of a general meeting at which a quorum is present may, with the consent of the majority of members present at the meeting, adjourn the meeting from time to time and place to place, but not business shall be transacted at an adjourned meeting other than the business left unfinished at the meeting at which the adjournment took place.
  2. Where a general meeting is adjourned for 14 days or more, the Secretary shall give written or oral notice of the adjourned meeting to each member of the Association stating the place, date and time of the meeting and the nature of the business to be transacted at the meeting.
  3. Except as provided in clauses 1 and 2, notice of an adjournment of a general meeting or of the business to be transacted at an adjournment meeting is not required to be given.

H. MAKING DECISIONS

  1. A question arising at a general meeting of the Association shall be determined on a show of hands and, unless before or on the declaration of show of hands a poll is demanded, a declaration by the chairperson that a resolution has, on a show of hands, been carried or carried unanimously or carried by a particular majority or lost, or an entry to that effect in the minute book of the Association, is evidence of the fact without proof of the number or proportion of the votes recorded in favour of or against that resolution.
  2. At a general meeting of the Association, a poll may be demanded by the chairperson or by not less than 3 members present in person or by proxy at the meeting.
  3. Where a poll is demanded at a general meeting, the poll shall be taken:

i. Immediately in the case of a poll which relates to the election of the chairperson of the meeting or to the question of an adjournment or

ii. In any other case, in such manner and at such time before the close of the meeting as the chairperson directs, and the resolution of the poll on the matter shall be deemed to be the resolution of the meeting on that matter.

I. SPECIAL REOLUTION

  1. A resolution of the Association is a special resolution if:
    1. It is passed by a majority which comprises not less than three quarters of such members of the Association as, being entitled under these rules so to do, vote in person or by proxy at a general meeting of which not less than 21 days written notice specifying the intention to propose the resolution as a special resolution was given in accordance with these rules or
    2. Where it is made to appear to the Committee that it is not possible or practicable for the resolution to be passed in the manner specified in paragraph (1) the resolution is passed in a manner specified by the Committee.

J. VOTING

  1. Upon any question arising at a general meeting of the Association, a member has one vote only.
  2. All votes shall be given personally or by proxy but no member may hold more than 5 proxies.
  3. In the case of an equality of notes on a question at a general meeting, the chairperson of the meeting is entitled to exercise a second or casting vote.
  4. A member or proxy is not entitled to vote at any general meeting of the Association unless all money due and payable by the member or proxy to the Association has been paid.

K. APPOINTMENT OF PROXIES

Each member shall be entitled to appoint another member as proxy by notice given to the Secretary no later than 24 hours before the time of the meeting in respect of which the proxy is appointed.

The notice appointing the proxy shall be in the form prescribed by the Management Committee from time to time.

Article 7 – ALTERATIONS OF OBJECTS AND RULES

The statement of objects and these rules may be altered, rescinded or added to only by a special resolution of the Association passed at a special general meeting upon the application in writing by 40% of the members present at the meeting and upon the attaining of ¾ majority votes of all members present at the meeting notwithstanding this Article, Article 1, Paragraphs (a) & (c) of Article 3 and Article 7 shall not be amended.

Article 8 – MISCELLANEOUS

A. INSURANCE

The Association shall effect and maintain insurance pursuant to Section 44 of the Act.

In addition to the insurance required under clause 1, the Association may effect and maintain other insurance.

B. SOURCE OF FUNDS

  1. The funds of the Association shall be derived from entrance fees and annual subscriptions of members, donations and subject to any resolution passed by the Association in general meeting, such other sources as the Committee determines.
  2. All money received by the Association shall be deposited as soon as practicable and without the deduction to the credit of the Association’s bank account.
  3. The Association shall, as soon as practicable after receiving any money, issue an appropriate receipt.

C. MANAGEMENT OF FUNDS

  1. Subject to any resolution passed by the Association in general meeting, the funds of the Association shall be used in pursuance of the objects of the Association in such manner as the Committee determines.
  2. All cheques, drafts, bill of exchange, promissory notes and other negotiable instruments shall be signed by any 2 members of the Committee authorised to do so by the Committee.

D. COMMON SEAL

  1. The Common seal of the Association shall be kept in the custody of the Secretary.
  2. The Common seal shall not be affixed to any instrument except by the authority of the Committee and the affixing of the common seal shall be attested by the signatures either of 2 members of the Committee or of 1 member of the Committee and of the Secretary.

E. CUSTODY OF BOOKS

Except as otherwise provided by these rules, the Secretary shall keep in his or her custody or under his or her control all records, books and other documents relating to the Association.

F. INSPECTION OF BOOKS

The records, books and other documents of the Association shall be open to inspection, free of charge by a member of the Association at any reasonable hour.

G. SERVICE OF NOTICES

  1. For the purpose of these rules, a notice may be served by or on behalf of the Association upon any member either personally or by sending it by post to the member at the member’s address shown in the register of members.
  2. Where a document is sent to a person by properly addressing, prepaying and posting to the person a letter containing the document, the document shall, unless the contrary is proved, be deemed for the purposes of these rules to have been served on the person at the time at which the letter would have been delivered in the ordinary course of post.

H. PAYMENTS ETC OF OFFICER BEARERS AND MEMBERS

A member of the Committee shall not be appointed to any salaried office of the Association or any office of the Association paid by fees, and no remuneration or other benefit in money or money’s worth shall be given by the Association to any member of the Committee except:

  1. Repayment of out of pocket expenses,
  2. Interest at a rate not exceeding interest at the rate for the time being which is or would be charged by the Association’s bankers for money lent to the Association; and
  3. Reasonable and proper rent for premises let to the Association.

I. VACATION OF OFFICE

Without limiting the operation of Article 5G, the office of a member of the Committee shall become vacant if:

  1. The member holds an office of profit in the Association,
  2. The member is directly or indirectly interested in any contract or proposed contract with the Association.

J. NOTIFICATION OF PROPOSED ALTERATION OF RULES

A proposed alteration of the rules or of the statement of objects of the Association shall be notified to the Minister administering the Charitable Collections Act, 1934, in the manner required by the regulations under that Act.

K. COMPLIANCE WITH CHARITABLE COLLECTIONS ACT, 1934

The Association shall comply with such of the provisions of the Charitable Collections Act, 1934, and the regulations there under as are applicable to it.

 

Leave a Reply

^
Seo wordpress plugin by www.seowizard.org.